Blog

Onboarding pracownika - na czym polega?

Onboarding to cały szereg działań mających na celu jak najdokładniejsze wprowadzenie nowego pracownika w struktury oraz kulturę organizacyjną firmy. Nie jest to jedynie wykonanie badań wstępnych, przeszkolenie z zakresu BHP i przeprowadzenie standardowego szkolenia stanowiskowego.

Dzięki optymalnemu procesowi onboardingu nowy pracownik poznaje kulturę organizacyjną firmy oraz jej politykę, dzięki czemu może pracować jako efektywny, zaangażowany członek zespołu. Co ważne, pozwala mu to odnaleźć się w nowej roli szybciej i pewniej.

Onboarding ma na celu takie wprowadzenie i zaimplementowanie nowego pracownika w naszym środowisku pracy, aby był on świadomy naszych struktur, obiegu informacji, potrafił budować relacje z zespołem, doskonale znał zakres swoich obowiązków oraz swoich potencjalnych podwładnych.

Jaki jest cel onboardingu?

Celem onboardingu jest zagwarantowanie, że nowy pracownik zostanie profesjonalnie przyjęty w nowej pracy, zaznajomiony ze swoimi obowiązkami, zapoznany z zasadami obowiązującymi w firmie. Da mu to także poczucie właściwego przywitania w nowym miejscu pracy, dowartościowania i wsparcia ze strony pracodawcy.

Dlaczego onboarding jest taki ważny?

Poprzez właściwe wprowadzenie nowego pracownika w struktury firmy, dajemy mu poczucie zaopiekowania i wsparcia, dzięki czemu prawdopodobieństwo rozwiązania przez niego umowy z powodu niedomówień i niejasności znacząco spada. Dla firmy jest to ważne, ponieważ ma już w tym momencie wdrożonego pracownika i nie musi poświęcać czasu oraz finansów na kolejne, kosztowne procesu rekrutacyjne. Dobry onboarding to również szybsza efektywność w pracy – znając zasady funkcjonowania w firmie, pracownik może lepiej i z pełnym zaangażowaniem przystąpić do wypełniania swoich obowiązków.

Właściwe wdrożenie zwiększa także od samego początku zaangażowanie oraz lojalność takiego pracownika. Dając mu poczucie bezpieczeństwa i poświęcając mu uwagę od pierwszego dnia w pracy, budujemy w nim uczucie przynależności do zespołu, w którym może czuć się pewnie, i że jest w nim doceniany.

Kto odpowiada w organizacji za proces onboardingu?

Osobą wprowadzającą nowego pracownika w struktury firmy jest specjalista zaznajomiony z w wszystkimi procesami zachodzącymi w firmie, jaki i kulturą tej organizacji. Zdarza się, że w niektórych firmach funkcjonują całe zespoły zajmujące się onboardingiem nowych pracowników. Najczęściej jednak rola ta jest przypisana do działu HR, który w znacznym stopniu odpowiada za wspomniane wyżej procesy. We wdrażanie pracownika może być także włączany w pewnym zakresie jego przełożony lub właściciel firmy, ale nie jest to regułą.

Etapy onboardingu

Niezależnie od tego, czy pracownik będzie pracował stacjonarnie, hybrydowo, czy zdalnie, proces onboardingu dzieli się na pięć etapów:

Etap 1 - Preboarding

To etap, który zaczyna się po zaakceptowaniu warunków oraz oferty pracy przez obie strony i kończy się wraz z pierwszym dniem w pracy. To ważne, aby zdawać sobie sprawę, że wprowadzenie pracownika do firmy nie zaczyna się pierwszego dnia w pracy, zwłaszcza, że pomiędzy podpisaniem umowy, a właściwym rozpoczęciem pracy mija nierzadko kilka lub kilkanaście tygodni. Warto ten czas wykorzystać na podtrzymywanie kontaktu z nowym pracownikiem, na przykład poprzez przydzielenie mu koordynatora lub opiekuna w naszej firmie, przedstawienie zespołu czy przekazanie dokumentacji powitalnej.

Etap 2 - Ogólne wprowadzenie do firmy

To czas, w którym pozwalamy nowemu pracownikowi poznać naszą organizację, jej struktury, historię, procedury, kulturę pracy czy schemat organizacyjny. To niezwykle ważny etap, zanim zaczniemy wdrażać pracownika do pracy w nowym zespole i zapoznawać z jego docelowymi obowiązkami. Warto dać mu możliwość popracowania i poobserwowania jak funkcjonują poszczególne działy, dzięki czemu będzie znał ogólne zasady działania firmy, co przełoży się w przyszłości na sprawniejsze poruszanie się w organizacji. W niektórych firmach ten etap trwa nawet do kilku tygodni, ale świetnie sprawdza się zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach o rozbudowanych strukturach i licznych procedurach.

Etap 3 – Wdrożenie w zespole i przedstawienie ról

To faza, w której pracownik poznaje swój zespół oraz jego członków – ich role, odpowiedzialności, sposób komunikacji, czy istniejące relacje. Od tego, w jaki sposób wprowadzimy pracownika do nowej grupy, zależeć będzie przyszły komfort pracy jego, jak i pozostałych współpracowników. Należy więc taki proces przeprowadzać bardzo dokładnie i stopniowo. Świetnym rozwiązaniem jest oddelegowanie na wsparcie jednej osoby, która będzie opiekunem nowego pracownika. Osoba taka będzie wówczas pierwszym kontaktem w przypadku pytań lub niejasności. Dobrą praktyką może być także organizowanie sesji pytań w ustalonym cyklu czasowym. Ważne, aby nowy pracownik miał świadomość, kogo i w jaki sposób pytać.

Etap 4 – Ciągły rozwój pracownika

W tym czasie należy zbierać informacje zwrotne od nowego pracownika. Można je uzyskać podczas rozmów bezpośrednich lub wypełnianych cyklicznie ankiet. Pytania mogą dotyczyć nie tylko tego, jak taki pracownik się u nas czuje, co mu się podoba, czy brakuje mu jakichś informacji. Warto dopytać, jak postrzega naszą organizację, czy widzi obszary, w których można coś zmienić, ulepszyć? Takie świeże spojrzenie może być bardzo rozwijające dla samego pracodawcy.

Etap 5 – Offboarding – odejście z firmy

Odejście pracownika z firmy – niezależnie od powodów oraz tego, kto podejmuje taką decyzję – to zawsze trudny czas. I dla pracodawcy, jak i pracownika. Dlatego warto się z pracownikiem pożegnać we właściwy sposób, podziękować mu za wspólny czas, zapytać na spokojnie o jego opinię na temat firmy. Szczera rozmowa, jeśli jest oczywiście możliwa, może być kluczem do zapobiegania ponownym odejściom z naszej organizacji.

Onboarding 4C

Innym modelem pozwalającym na kształtowanie skutecznego procesu wdrożenia w organizacji jest model stworzony przez Talyę N. Bauer, zwany onboarding 4C, w którym proces dzielimy na cztery części:

1. Compliance (procedury) – czyli przedstawienie struktur i procedur funkcjonujących w całej organizacji (m.in. obieg dokumentów, schemat organizacyjny, zagadnienia związane z BHP)
2. Clarification (cele i obowiązki) – wdrożenie pracownika na dane stanowisko, wraz z przedstawieniem celów indywidulanych, grupowych oraz firmowych.
3. Culture (kultura pracy) – przedstawienie kultury pracy w danej organizacji, jej wartości oraz aspektów dotyczących m. in. zasad ubioru, sposobu komunikacji czy wspólnie spożywanych posiłków.
4. Connection (relacje i więzi) – to etap, w którym wprowadzamy pracownika do zespołu i całej firmy. Warto przydzielić mu osobę, która będzie go wspierała w procesie poznawania i budowania relacji. Właściwe przeprowadzenie pracownika przez ten etap będzie prowadziło do nawiązania długofalowych relacji ze współpracownikami, a dalej – do większego zaangażowania i inicjowania nowych projektów.

Dobre praktyki w onboardingu

W ramach dobrych praktyk warto przygotować nowego pracownika na pierwszy dzień w pracy. Można wysłać do niego krótkiego maila z informacjami, o której ma przyjechać, z kim ma się skontaktować, jaki obowiązuje dress code, gdzie może zaparkować auto. Bardzo miłym gestem będzie wręczenie zestawu dokumentów powitalnych wraz z małym podarunkiem.

Ważnym jest, aby w całym procesie onboardingu, który – w zależności od złożoności procesów – może trwać nawet do roku, pracownik przekazywał do organizacji informacje zwrotne, a zdobywana przez niego wiedza była weryfikowana. Dzięki uzyskanemu feedbackowi można monitorować, czy sam proces onboardingu przebiega prawidłowo, a przekazywana wiedza jest zgodna ze stanem faktycznym. Lepiej korygować błędny przepływ informacji podczas wdrażania pracownika, niż usuwać takie błędy po kilku latach pracy w firmie.

Wpływ onbaordingu na kulturę organizacji

Właściwe prowadzenie pracownika do firmy buduje podwaliny pod długotrwałe relacje oraz zaangażowanie i lojalność. Z tego względu proces ten musi być postrzegany jako konieczność, a nie opcja. Dzięki niemu pracownik łatwiej wchodzi w nowe środowisko, a jego zespół ma szanse na lepsze poznanie go, zanim zacznie właściwą pracę na swoim stanowisku. Zapewnienie dobrostanu nowego pracownika od początku współpracy jest gwarancją mniejszego odsetka rotacji wśród pracowników oraz wzrostu ich satysfakcji z wykonywanej pracy.

Podsumowując - przemyślany i dobrze zaplanowany onboarding to klucz do ciągłego wzrostu kultury każdej organizacji.

---

---